Assistenz der Geschäftsführung / Administration & Backoffice (m/w/d)

Was diesen Job ausmacht

Backoffice sowie Büro- und Verwaltungsorganisation

• Organisation und Sicherstellung eines effizienten Büro- und Verwaltungsablaufs
• Assistenz der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
• Unterstützung des Managementteams bei operativen und organisatorischen Aufgaben
• Zentrale Anlaufstelle im Büroalltag (Terminmanagement, telefonische Anfragen, Gästebetreuung)
• Abwicklung und Koordination von Behördenkontakten (z. B. Arbeitsinspektorat, Feuerbeschau)
• Unterstützung bei Projekten sowie bei der Rechnungslegung
• Mitarbeiter:innen-Administration (Ein- und Austritte, Verwaltung von Personalunterlagen)

Sicherheits- und Brandschutzkoordination

• Organisation, Koordination und Überwachung gesetzlich vorgeschriebener Sicherheits- und Brandschutzmaßnahmen
• Schnittstelle zu Arbeitsmediziner:innen, Sicherheitsfachkräften und externen Stellen
• Terminplanung, Dokumentenmanagement sowie Nachverfolgung relevanter Maßnahmen

Maßnahmen zur Mitarbeiter:innenzufriedenheit und Marketingaktivitäten

• Organisation und Koordination interner Veranstaltungen
• Erstellung und Versand von Mailings an Kund:innen und Mitarbeiter:innen
• Planung und Umsetzung von Incentives

Was Sie ausmacht

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAK, etc.). 

• Sie haben idealweise mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice oder in einer Assistenzfunktion.

• Sie haben sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Sie arbeiten selbstständig und strukturiert. Genauigkeit und Ziel- und Lösungsorientierung zählen zu Ihren Stärken.

• Sie verfügen über ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit.

• Sie sind resilient, bleiben auch in arbeitsintensiven oder herausfordernden Situationen ruhig, belastbar und behalten stets den Überblick.

Was Sie noch wissen sollten

• eine abwechslungsreiche Teilzeitposition mit 30 Stunden/Woche

• breites Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung

• enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• wertschätzende Du-Kultur und kollegiales Umfeld

• eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege

• Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt bei Vollzeit (35 Wochenstunden) € 2.545 brutto. Das tatsächliche Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikation und einschlägigen Erfahrung festgelegt.